Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Was passiert, wenn die Frist verstreicht

Der Anspruch auf eine Nachzahlung ist weg — endgültig, auch wenn die Abrechnung inhaltlich richtig ist und der Mieter tatsächlich zu wenig gezahlt hat. Bei einem größeren Bestand summiert sich das schnell auf einen vierstelligen Betrag.

Ein Guthaben muss dagegen weiterhin ausgezahlt werden. Die Frist wirkt also einseitig zulasten des Vermieters.

Eine Ausnahme gibt es: Wenn die Verspätung nicht zu vertreten ist — etwa weil ein Versorger seine Jahresrechnung nachweislich zu spät geschickt hat. Darauf sollte sich niemand verlassen; die Anforderungen der Gerichte sind streng.

Die fünf häufigsten Fehler

Neben der Frist selbst sind es immer dieselben Punkte, an denen Abrechnungen scheitern:

• Reparaturkosten umgelegt — Instandhaltung ist nicht umlagefähig, nur laufende Betriebskosten
• Eigene Verwaltungskosten in „sonstige Betriebskosten“ versteckt — ebenfalls nicht umlagefähig
• Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl die Heizkostenverordnung es verlangt
• Leerstandskosten auf die übrigen Mieter verteilt statt selbst getragen
• Kostenarten abgerechnet, die im Mietvertrag gar nicht vereinbart sind

Warum die Frist so oft reißt

Selten aus Nachlässigkeit. Meistens fehlt am Jahresende ein einzelner Beleg — die Abrechnung des Wasserversorgers, die Rechnung des Schornsteinfegers — und der Vorgang bleibt liegen, bis er vergessen ist.

Bei einer Handvoll Einheiten fällt das auf. Ab zwanzig Einheiten mit unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen und Versorgern nicht mehr zuverlässig.

Wie sich das absichern lässt

Belege sammeln, sobald sie eintreffen, statt am Jahresende zu suchen. Und eine Überwachung, die vor Ablauf meldet, welche Abrechnung noch offen ist und welcher Beleg dafür fehlt.

Genau das übernimmt Fynn: Er ordnet eingehende Belege der richtigen Einheit und Periode zu, prüft die Umlagefähigkeit gegen den Mietvertrag und meldet rechtzeitig, was zur Abrechnung noch fehlt.